Tvoi Agent
L'agente acquisti in Italia risponde di ciò che dal vostro paese non potete verificare: da chi si compra la merce, a quale prezzo, in che stato esce dal magazzino. Scegliere un agente significa quindi scegliere a chi affidare il vostro denaro e la reputazione del vostro negozio. I bravi professionisti lavorano con modelli diversi, e non ce n'è uno giusto in assoluto. Ma alcune cose si possono verificare prima del primo ordine: come si calcola il compenso, se l'azienda è registrata, di chi sono le fatture che ricevete, com'è fatto il report sulla qualità. Qui sotto trovate un'analisi neutrale di questi punti e un elenco di domande da fare a qualsiasi candidato, noi compresi.
Agente o rivenditore: la differenza
Dietro la parola «buyer» si nascondono due modelli diversi. L'agente agisce per vostro conto: trova i fornitori, tratta, controlla l'ordine, ma siete voi a comprare direttamente dalla fabbrica, e la fattura è intestata alla vostra azienda. L'agente guadagna con un compenso separato, che vedete. Il rivenditore compra la merce a proprio nome e ve la rivende con il suo ricarico. È un modello legittimo, ma di norma non conoscete né il fornitore reale né il suo prezzo, e qualità e tempi dipendono da come il rivenditore ha organizzato la sua filiera. Entrambi i modelli hanno diritto di esistere. L'importante è che vi dicano onestamente fin dall'inizio con quale si lavora, e che contratto, fatture e report siano coerenti. Uno schema misto senza spiegazioni è un motivo per fare domande.
Modelli di compenso: percentuale, giornata, viaggio o ricarico
I modelli più diffusi sono questi. Percentuale sull'importo dell'ordine: il compenso cresce con il volume, spesso a scaglioni, con un'aliquota più bassa per gli ordini grandi. Tariffa giornaliera o per viaggio: comoda per visite singole, ma l'importo finale non dipende da quanto avete comprato. Compenso fisso per un servizio, per esempio la ricerca di una fabbrica o l'organizzazione dei campioni. Ricarico sulla merce: l'agente dichiara «nessuna commissione», ma guadagna sulla differenza tra il prezzo di fabbrica e quello applicato a voi. Oltre all'aliquota chiedete l'ordine minimo o il compenso minimo, cosa è incluso (controllo qualità, imballaggio, documenti) e cosa si paga a parte. Non confrontate le aliquote, ma il costo totale dell'acquisto a parità di volume. A volte «senza commissione» costa più di un 10%.
Partita IVA e verifica dell'azienda
La partita IVA è il numero di identificazione IVA italiano di 11 cifre. Ce l'ha ogni società registrata e ogni professionista che presta servizi ed emette fatture in modo regolare. Chiedetela all'inizio. Il numero si può verificare nel sistema europeo VIES sul sito della Commissione europea: lì si vede se è attivo per le operazioni intracomunitarie. Per le aziende italiane esiste anche la visura camerale, l'estratto del Registro delle imprese con ragione sociale, sede, attività e data di iscrizione. Controllate che il nome nel contratto, nelle fatture e sul sito coincida e che l'indirizzo dell'ufficio sia reale. Lavorare con una persona fisica non registrata, che chiede di versare il pagamento su una carta personale, vi lascia senza documenti né tutele. Se l'agente si occupa di export, deve avere una procedura chiara per i documenti di esportazione.
Il contratto: cosa deve contenere
Anche un ordine piccolo va messo per iscritto. Nel contratto o nella conferma delle condizioni devono essere indicati: quali servizi vengono prestati (ricerca, trattativa, controllo qualità, consolidamento, spedizione), l'importo del compenso e la base su cui si calcola, chi paga la merce e a chi, come vengono emesse le fatture. Specificate a parte cosa si considera difetto, cosa succede ai capi difettosi e chi tratta con la fabbrica la sostituzione o lo sconto. Servono i tempi: acquisto, controllo, spedizione. Chiarite in che lingua è il contratto e quale legge si applica, oltre alle modalità di recesso. Un buon agente non teme queste domande, perché ci ha risposto molte volte. Se le condizioni esistono solo in una chat di messaggistica, conservatela e chiedete di riunire gli accordi in un unico documento.
Fatture delle fabbriche e trasparenza dei prezzi
Il modo più semplice per capire quanto pagate davvero la merce è ricevere le fatture direttamente da fabbriche e showroom. In quella fattura si vedono il nome del fornitore, la sua partita IVA, i modelli, le quantità e il prezzo unitario. Il compenso dell'agente viene fatturato con un documento separato. Così potete confrontare i prezzi tra un acquisto e l'altro, verificare che le quantità in fattura corrispondano alla merce ricevuta e, se serve, lavorare di nuovo con lo stesso fornitore. La fattura della fabbrica conta anche per l'export: su di essa si basano i documenti di esportazione, e per un compratore fuori dall'UE la vendita all'esportazione avviene di norma senza IVA italiana, se i requisiti sono rispettati. Se un intermediario si rifiuta di mostrare le fatture dei fornitori ma si definisce agente, c'è una contraddizione da chiarire prima di pagare.
Report sul controllo qualità
Il controllo qualità ha senso solo se i risultati sono documentati. Chiedete di vedere un esempio di report reale, senza i dati di altri clienti. Un buon report contiene foto e video di ogni modello, la verifica delle quantità per modello, colore e taglia rispetto all'ordine, le misure dei parametri principali su alcuni capi, il controllo di cuciture, accessori, etichette di composizione e taglia, e l'elenco dei difetti trovati con le foto. Conta anche quando si fa il controllo: prima del saldo o prima della spedizione, quando si può ancora sostituire la merce difettosa presso il fornitore. Dopo la spedizione correggere qualcosa è molto più difficile. Chiedete se si controlla ogni capo o un campione, e come vengono scelti i capi da controllare. Se alla domanda sul controllo rispondono «guardiamo tutto, non preoccupatevi» ma non hanno nulla da mostrare, considerate che il controllo non c'è.
Segnali d'allarme
Conviene insospettirsi se l'agente non comunica la partita IVA e non è disposto a firmare un contratto. Se vi chiede di pagare la merce su una carta personale o tramite intermediari senza documenti. Se rifiuta di mostrare le fatture delle fabbriche ma sostiene di lavorare senza ricarico. Se promette marchi noti a prezzi molto più bassi di quelli all'ingrosso: è un segnale frequente di contraffazioni, che possono essere sequestrate in dogana. Se propone schemi di pagamento irregolari o modi per aggirare le restrizioni UE all'esportazione: in quel caso i rischi sono vostri, e merce o denaro possono restare bloccati. Se a ogni domanda sui difetti risponde in modo generico e i report non ci sono. Se pretende il pagamento anticipato di tutto, compresa la merce non ancora scelta. Un solo segnale non significa sempre una truffa, ma è un motivo per avere una risposta scritta.
Domande da fare a un agente acquisti
- Lavorate come agente o rivendete la merce con un vostro ricarico?
- Come si calcola il vostro compenso e cosa comprende?
- Qual è la vostra partita IVA e a quale società è intestato il contratto?
- Le fatture della merce le emettono le fabbriche alla mia azienda?
- Posso vedere un esempio di report sul controllo qualità?
- Quando si fa il controllo e cosa succede ai capi difettosi?
- Chi si occupa di consolidamento, imballaggio e documenti di esportazione?
- Quali sono i tempi dall'acquisto alla spedizione?
Fate queste domande a noi
Lavoriamo come agente: le fatture le emettono le fabbriche, la commissione dal 7% al 10% è indicata a parte, il controllo qualità include report foto e video. Scriveteci e risponderemo a ogni punto.