Tvoi Agent
Ein Einkaufsagent in Italien verantwortet, was Sie aus Ihrem Land nicht prüfen können: bei wem die Ware gekauft wird, zu welchem Preis und in welchem Zustand sie das Lager verlässt. Die Wahl eines Agenten ist also die Entscheidung, wem Sie Ihr Geld und den Ruf Ihres Geschäfts anvertrauen. Gute Fachleute arbeiten nach unterschiedlichen Modellen, und ein allgemein richtiges gibt es nicht. Einiges lässt sich aber vor dem ersten Auftrag prüfen: wie die Vergütung berechnet wird, ob das Unternehmen registriert ist, von wem die Rechnungen stammen, die Sie erhalten, und wie ein Qualitätsbericht aussieht. Unten finden Sie eine neutrale Einordnung dieser Punkte und eine Liste von Fragen, die Sie jedem Kandidaten stellen sollten, auch uns.
Agent oder Wiederverkäufer: der Unterschied
Hinter dem Wort „Einkäufer“ stehen zwei verschiedene Modelle. Ein Agent handelt in Ihrem Namen: findet Lieferanten, verhandelt, überwacht den Auftrag, doch Sie kaufen direkt bei der Fabrik, und die Rechnung lautet auf Ihr Unternehmen. Der Agent verdient an einer separaten Vergütung, die Sie sehen. Ein Wiederverkäufer kauft die Ware auf eigene Rechnung und verkauft sie Ihnen mit seinem Aufschlag weiter. Das ist ein legitimes Modell, aber Sie kennen in der Regel weder den tatsächlichen Lieferanten noch dessen Preis, und Qualität und Lieferzeiten hängen davon ab, wie der Wiederverkäufer seine Lieferkette aufgebaut hat. Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Wichtig ist, dass man Ihnen von Anfang an ehrlich sagt, nach welchem gearbeitet wird, und dass Vertrag, Rechnungen und Berichte dazu passen. Eine Mischform ohne Erklärung ist ein Anlass für Rückfragen.
Vergütungsmodelle: Prozentsatz, Tagessatz, Reise oder Aufschlag
Die verbreitetsten Modelle sind folgende. Ein Prozentsatz vom Auftragswert: Die Vergütung wächst mit dem Volumen, oft in Stufen mit niedrigerem Satz für größere Aufträge. Ein Tagessatz oder eine Pauschale pro Reise: praktisch für einzelne Besuche, doch der Endbetrag hängt nicht davon ab, wie viel Sie am Ende kaufen. Eine feste Gebühr für eine Leistung, etwa die Suche nach einer Fabrik oder die Organisation von Mustern. Ein Aufschlag auf die Ware: Der Einkäufer wirbt mit „ohne Provision“, verdient aber an der Differenz zwischen Fabrikpreis und Ihrem Preis. Fragen Sie neben dem Satz nach Mindestauftrag oder Mindestvergütung, was enthalten ist (Qualitätskontrolle, Verpackung, Dokumente) und was extra berechnet wird. Vergleichen Sie nicht die Sätze, sondern die Gesamtkosten des Einkaufs bei gleichem Volumen. Manchmal kostet „ohne Provision“ mehr als 10%.
Partita IVA und Prüfung des Unternehmens
Die Partita IVA ist die elfstellige italienische Umsatzsteuernummer. Jedes registrierte Unternehmen hat eine, ebenso jeder Selbstständige, der legal Leistungen erbringt und Rechnungen stellt. Fragen Sie gleich zu Beginn danach. Die Nummer lässt sich im europäischen VIES-System auf der Website der Europäischen Kommission prüfen: Dort sehen Sie, ob sie für innergemeinschaftliche Geschäfte gültig ist. Für italienische Unternehmen gibt es außerdem die Visura camerale, einen Auszug aus dem Handelsregister mit Name, Sitz, Tätigkeit und Eintragungsdatum. Prüfen Sie, ob der Name in Vertrag, Rechnungen und auf der Website übereinstimmt und ob die Büroadresse real ist. Die Zusammenarbeit mit einer nicht registrierten Privatperson, die um Zahlung auf eine persönliche Karte bittet, lässt Sie ohne Dokumente und ohne Schutz. Wenn der Agent Exporte abwickelt, sollte er ein klares Verfahren für die Ausfuhrpapiere haben.
Der Vertrag: was hineingehört
Auch ein kleiner Auftrag sollte schriftlich festgehalten werden. Im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung sollte stehen: welche Leistungen erbracht werden (Suche, Verhandlung, Qualitätskontrolle, Konsolidierung, Versand), die Höhe der Vergütung und ihre Berechnungsgrundlage, wer wem die Ware bezahlt und wie Rechnungen ausgestellt werden. Legen Sie gesondert fest, was als Mangel gilt, was mit fehlerhafter Ware geschieht und wer mit der Fabrik über Ersatz oder Preisnachlass verhandelt. Sie brauchen Fristen: Einkauf, Prüfung, Versand. Klären Sie die Vertragssprache und das anwendbare Recht sowie die Beendigung der Zusammenarbeit. Ein guter Agent scheut diese Fragen nicht, weil er sie schon oft beantwortet hat. Wenn die Bedingungen nur in einem Messenger-Chat existieren, sichern Sie ihn und bitten Sie darum, die Vereinbarungen in einem Dokument zusammenzufassen.
Rechnungen der Fabriken und Preistransparenz
Am einfachsten sehen Sie, was Sie tatsächlich für die Ware zahlen, wenn Sie die Rechnungen direkt von Fabriken und Showrooms erhalten. Auf einer solchen Rechnung stehen Name und Partita IVA des Lieferanten, Modelle, Mengen und Stückpreis. Die Vergütung des Agenten wird mit einem separaten Dokument abgerechnet. So können Sie Preise zwischen Einkäufen vergleichen, prüfen, ob die Mengen auf der Rechnung mit der erhaltenen Ware übereinstimmen, und bei Bedarf erneut mit demselben Lieferanten arbeiten. Die Rechnung der Fabrik ist auch für den Export wichtig: Auf ihrer Grundlage werden die Ausfuhrpapiere erstellt, und für einen Käufer außerhalb der EU erfolgt ein Ausfuhrverkauf in der Regel ohne italienische Mehrwertsteuer, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Wer sich Agent nennt, aber die Rechnungen der Lieferanten nicht zeigen will, verhält sich widersprüchlich: Das sollten Sie vor der Zahlung klären.
Berichte zur Qualitätskontrolle
Qualitätskontrolle ist nur sinnvoll, wenn ihre Ergebnisse dokumentiert sind. Bitten Sie um ein Beispiel eines echten Berichts, ohne Daten anderer Kunden. Ein guter Bericht enthält Fotos und Videos jedes Modells, einen Abgleich der Mengen nach Modell, Farbe und Größe mit der Bestellung, Messungen der wichtigsten Maße an mehreren Teilen, die Prüfung von Nähten, Zutaten, Pflege- und Größenetiketten sowie eine Liste der gefundenen Mängel mit Fotos. Wichtig ist auch der Zeitpunkt: vor der Restzahlung oder vor dem Versand, solange fehlerhafte Ware beim Lieferanten noch ersetzt werden kann. Nach dem Versand ist eine Korrektur viel schwieriger. Fragen Sie, ob jedes Teil geprüft wird oder eine Stichprobe und wie die zu prüfenden Teile ausgewählt werden. Lautet die Antwort auf Fragen zur Prüfung „wir schauen uns alles an, keine Sorge“, ohne dass etwas vorgezeigt wird, gehen Sie davon aus, dass es keine Prüfung gibt.
Warnsignale
Vorsicht ist geboten, wenn der Einkäufer keine Partita IVA nennt und keinen Vertrag unterschreiben will. Wenn Sie die Ware auf eine persönliche Karte oder über Mittelsmänner ohne Belege bezahlen sollen. Wenn er die Rechnungen der Fabriken nicht zeigen will, aber behauptet, ohne Aufschlag zu arbeiten. Wenn er bekannte Marken zu Preisen deutlich unter Großhandelsniveau verspricht: Das ist ein häufiges Zeichen für Fälschungen, die beim Zoll beschlagnahmt werden können. Wenn er graue Zahlungswege oder Möglichkeiten zur Umgehung von EU-Ausfuhrbeschränkungen anbietet: Die Risiken tragen in diesem Fall Sie, und Ware oder Geld können festsitzen. Wenn auf alle Fragen zu Mängeln nur allgemeine Antworten kommen und es keine Berichte gibt. Wenn eine volle Vorauszahlung für alles verlangt wird, auch für Ware, die noch nicht ausgewählt ist. Ein einzelnes Signal bedeutet nicht immer Betrug, ist aber ein Grund, die Antwort schriftlich einzuholen.
Fragen an einen Einkaufsagenten
- Arbeiten Sie als Agent oder verkaufen Sie Ware mit eigenem Aufschlag weiter?
- Wie wird Ihre Vergütung berechnet und was ist enthalten?
- Wie lautet Ihre Partita IVA und auf welches Unternehmen läuft der Vertrag?
- Stellen die Fabriken die Warenrechnungen auf mein Unternehmen aus?
- Kann ich ein Beispiel für einen Qualitätsbericht sehen?
- Wann wird geprüft und was geschieht mit fehlerhafter Ware?
- Wer ist für Konsolidierung, Verpackung und Ausfuhrpapiere zuständig?
- Wie lange dauert es vom Einkauf bis zum Versand?
Stellen Sie diese Fragen uns
Wir arbeiten als Agent: Die Rechnungen stellen die Fabriken aus, unsere Provision von 7% bis 10% wird separat ausgewiesen, die Qualitätskontrolle erfolgt mit Foto- und Videobericht. Schreiben Sie uns, und wir beantworten jeden Punkt.